Contabilizar facturas pendientes de recibir

lista de comprobación del procesamiento de facturas de proveedores

El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su registro en el libro mayor. Se trata de un aspecto crítico de la gestión de una empresa.

Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.

Gracias a los avances tecnológicos, excusas como “el cheque está en el correo” ya no sirven cuando se trata de procesar las facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en la cadena de pagos.

El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.

Tanto si se recibe una factura por correo, como si se trata de un PDF adjunto a un correo electrónico o de una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse primero manual o automáticamente en el sistema de contabilidad. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.

significado de la contabilización de facturas

La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos únicos basados en el tipo o el importe de la transacción.

Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.

Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).

factura recibida después del asiento de fin de año

La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos exclusivos basados en el tipo o el importe de la transacción.

Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.

Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).

factura recibida pero mercancía no recibida

Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se compraron a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.

Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.

Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación y envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.

Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.